Was ist eine XRechnung?
XRechnung ist kein weiteres Rechnungs-PDF, sondern ein strukturiertes maschinenlesbares Datenmodell, das auf XML basiert. Es enthält vordefinierte Felder wie Rechnungssteller, Betrag, Fälligkeit, Steuern, verwendete Referenzen und vieles mehr. Ziel ist eine automatisierte Verarbeitung ohne Medienbruch: Eine per XRechnung übermittelte Rechnung kann direkt vom Rechnungsempfänger digital gelesen, geprüft, archiviert und in nachgelagerte Systeme eingespeist werden – ganz ohne manuelle Datenerfassung.
Mit dem Format XRechnung schließt Deutschland sich den europaweiten Bemühungen an, E-Rechnungen zu harmonisieren und den Rechnungsaustausch effizienter, transparenter und revisionssicher zu gestalten. Besonders im öffentlichen Sektor ist das von hoher Bedeutung: Hier müssen Rechnungen nachvollziehbar, schnell und fehlerarm bearbeitet werden. Das standardisierte Datenmodell enthält alle Pflichtdaten laut EU-Norm und deckt zusätzliche deutsche Anforderungen ab, etwa eine spezifische Leitweg-ID zur Identifizierung des Rechnungsempfängers.
Durch die konsequente Trennung von Darstellung (z.B. PDF) und Dateninhalt ist XRechnung vor allem für die digitale Weiterverarbeitung durch IT-Systeme gemacht. Unternehmen aller Größen finden mittlerweile zahlreiche Software-Angebote und Online-Tools, die XRechnungs-Dateien erzeugen und versenden können.
Technische Umsetzung: Aufbau, Datenstruktur und Formate der XRechnung
Jede XRechnung besteht aus einer kompakten XML-Datei, in der sämtliche Informationen eindeutig strukturiert abgelegt sind. Die Datei nutzt vordefinierte Tags, Codelisten und Wertebereiche, sodass eine automatisierte Kontrolle der Daten möglich ist. Daraus ergeben sich erhebliche Vorteile für die Weiterverarbeitung im Vergleich zu PDF- oder Papierformaten. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben können vom System direkt erkannt werden, zum Beispiel fehlende Pflichtfelder, fehlende Leitweg-ID oder falsche Steuerbeträge.
Hersteller von Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware bieten mittlerweile Import- und Exportmöglichkeiten für dieses Format an. Es gibt auch kostenlose Online-Validatoren, mit denen Sie prüfen können, ob eine erzeugte XRechnung konform zu allen Vorgaben ist.
Unterschied XRechnung und ZUGFeRD
XRechnung und ZUGFeRD sind beides Rechnungsformate auf Basis der europäischen Norm für elektronische Rechnungen, unterscheiden sich aber im Aufbau. Die XRechnung ist rein maschinenlesbar und besteht ausschließlich aus der XML-Datei ohne zusätzlichen Dokumentenanhang. ZUGFeRD hingegen verbindet eine XML-Datei mit einer PDF-Rechnung, was es auch für Empfänger ohne E-Rechnungssysteme leichter lesbar macht. ZUGFeRD-Versionen ab 2.1.1 unterstützen ein XRechnung-Profil, sodass über ZUGFeRD erzeugte Rechnungen formal auch als XRechnung gelten können.
Wichtig zu wissen: Reine PDF-Dateien oder PDF mit angehängtem XML sind keine konformen XRechnungen, sondern nur Rechnungen mit korrektem XML-Anhang und strukturierter Datenhaltung. Firmen sollten sich daher genau informieren, welche Anforderungen ihr Auftraggeber stellt und ob ZUGFeRD oder XRechnung gefordert wird.